--- Scroll naar beneden om de volledige Algemene Voorwaarden te lezen ---
De congresorganisator en het congressecretariaat is Virology Education BV (hierna “VE”).
Annulering inschrijving
Indien de deelnemer besluit de inschrijving te annuleren zijn de volgende restituties van toepassing:
- Annulering voor/op 9 januari 2026: 50% restitutie (minus administratiekosten van € 40,-)
- Annulering na 9 januari 2026: helaas geen restitutie.
Indien u verhinderd bent de vergadering bij te wonen, is een plaatsvervangende afgevaardigde altijd welkom zonder extra kosten, op voorwaarde dat een machtigingsbrief van de oorspronkelijke deelnemer is ontvangen en VE vóór 5 uur op de hoogte is gesteld van de naam van de plaatsvervangende afgevaardigde. 30 januari 2026. Een verklaring (e-mail/brief) van opzegging moet naar VE worden gestuurd.
Annulering van de bijeenkomst
Indien de bijeenkomst niet kan plaatsvinden of wordt uitgesteld vanwege gebeurtenissen buiten de wil van VE (overmacht) of vanwege gebeurtenissen die niet te wijten zijn aan opzet of grove schuld van VE, kan VE niet aansprakelijk worden gesteld door afgevaardigden voor eventuele schade, kosten of verliezen, zoals kosten voor vervoer, accommodatie, kosten voor aanvullende bestellingen, andere financiële verliezen, enz. Onder deze omstandigheden behoudt VE zich het recht voor om het volledige inschrijvingsgeld in te houden en te gebruiken voor een toekomstige bijeenkomst, of om de afgevaardigde terug te betalen na aftrek van reeds gemaakte kosten voor de organisatie van de bijeenkomst die niet op derden konden worden verhaald.
Force majeure
Overmacht
De prestaties van de partijen onder dit contract zijn onderworpen aan overmacht, oorlog, overheidsvoorschriften, bedreigingen of daden van terrorisme of soortgelijke daden, reisadviezen van de overheid, rampen, stakingen, burgerlijke onrust, vermindering van transportfaciliteiten , brand, overstromingen, elk ongewenst weer of elke oorzaak buiten de controle van de partijen, waardoor het niet raadzaam, illegaal of onmogelijk wordt om hun verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst na te komen. Beide partijen kunnen het contract om één of meer van deze redenen opzeggen, na schriftelijke kennisgeving aan de andere partij.
Aansprakelijkheid
VE kan aansprakelijk worden gesteld in het kader van een zorgplicht als goed zakenman volgens de wettelijke
bepalingen. De aansprakelijkheid van VE – om welke juridische reden dan ook – is beperkt tot opzet en grove nalatigheid. De
aansprakelijkheid van de opdrachtgevende dienstverleners blijft hierdoor onaangetast. De afgevaardigde neemt
op eigen risico deel aan de conferentie.
Als de bijeenkomst persoonlijk wordt gehouden, kan VE door de afgevaardigden niet aansprakelijk worden gesteld voor schade of diefstal van eigendommen van enig toepasselijk hotel en/of faciliteiten die worden gebruikt voor de doeleinden van de bijeenkomst. De afgevaardigden nemen deel aan de bijeenkomst met volledige intentie om de gebruikte faciliteiten te respecteren en zijn aansprakelijk voor eventuele schade aan het hotel of de vergaderlocatie waarvoor zij persoonlijk verantwoordelijk zijn. Mondelinge afspraken zijn niet bindend indien deze niet schriftelijk door VE zijn bevestigd . VE aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gevolgschade die voortvloeit uit mogelijk foutieve en/of onvolledige inhoud van presentaties en/of evenementdocumentatie.
Verzekering
Omdat VE niet aansprakelijk kan worden gesteld voor verlies, letsel of schade aan personen of eigendommen of voor eventuele extra uitgaven als gevolg van wijzigingen, ongeacht de oorzaak, wordt deelnemers geadviseerd om zelf regelingen te treffen voor eventuele toepasselijke verzekeringen, zoals een ziektekosten- en reisverzekering. als ze de vergadering persoonlijk bijwonen.
Aanpassing van het programma
Houd er rekening mee dat hoewel sprekers en onderwerpen op het moment van publicatie werden bevestigd, omstandigheden buiten de controle van VE vervangingen, wijzigingen of annuleringen van de sprekers en/of onderwerpen kunnen vereisen. Als zodanig behoudt VE zich het recht voor om de geadverteerde sprekers en/of onderwerpen indien nodig te wijzigen of aan te passen, zonder enige aansprakelijkheid jegens deelnemers. Eventuele vervangingen of wijzigingen zullen zo snel mogelijk op de webpagina van de vergadering worden bijgewerkt . VE behoudt zich het recht voor om het programma, dat uitsluitend ter indicatie wordt gepubliceerd, te wijzigen.
Gegevensbescherming
VE verzamelt en bewaart alle persoonsgegevens ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van de bijeenkomst. Het gedetailleerde privacybeleid kunt u hier vinden: www.academicmedicaleducation.com/privacy-policy
Fotografie- en videomateriaal
Houd er rekening mee dat er tijdens de bijeenkomst foto's en video's zullen worden gemaakt voor gebruik op websites en in de pers, marketingmateriaal en andere publicaties door VE. Door zich te registreren voor deze bijeenkomst geven deelnemers toestemming voor het bovenstaande en het gebruik van afbeeldingen en video’s van zichzelf.
Gebruik van evenementdocumentatie
Presentaties, samenvattingen en evenementdocumentatie zijn beschermd door het auteursrecht. Rechten op het gebruik ervan kunnen alleen worden overgedragen met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de auteur of presentator.
Het is deelnemers niet toegestaan licentiemateriaal te kopiëren dat wordt verspreid voor informatie-, educatieve of trainingsdoeleinden. Licentiematerialen zijn computerprogramma's en/of andere gelicentieerde gegevens (of databases) in machinaal leesbare
vorm, en de bijbehorende documentatie.
